Existem várias vantagens em se fazer uma gestão unificada dos seus recursos, mas primeiro, vamos ver o que são recursos, e o que é a gestão destes. Os recursos de uma empresa são o todo que é utilizado para fazer a empresa funcionar, ou seja, as pessoas que trabalham na empresa, são recursos, os processos administrativos e de produção, são recursos, os equipamentos, os bens, os recursos financeiros, e os bancos de dados de informações, são todos recursos que uma empresa pode empregar para realizar seus objetivos. Toda empresa existe para resolver um problema primário, e fornece um ou mais produtos com este objetivo. Portanto a gestão dos recursos torna a empresa capaz de fornecer os melhores produtos, ser mais competitiva no mercado, e ter um custo de operação menor que a média.

1. Visão unificada da empresa

O primeiro ponto que gostaria de trazer, é a visão unificada da empresa. Tratar o negócio como um ser vivo, que se move em prol a um ou mais objetivos. Para tanto se faz necessário ver todos os processos, pessoas, entre outros bens trabalhando juntos, mais ainda ver como estes se integram, de forma que você consiga otimizar cada vez mais o funcionamento da empresa como um todo.

Veja um exemplo, se tratando cada área em separado, uma empresa tinha vários problemas com sua área de expedição, causando a falta ou sobra de produtos entregues aos seus clientes, o que causava vários transtornos. Em uma análise individual do problema, foi feito a proposta de colocar uma pessoa responsável por conferir os produtos a serem expedidos, depois de carregados, para garantir que não haveria erros, e mesmo assim isto não resolveu o problema. Então estudando-se o problema com uma visão de toda a empresa e todo o processo realizado até a mercadoria ser expedida, os gestores conseguiram perceber várias pequenas falhas, que causavam o problema, como a falta de materiais no estoque, por falta de um controle mais rígido no seus processos nesta área, também a falta de insumos para produzir os produtos que muitas vezes ja estavam agendados para serem entregues em um período posterior, e que muitas vezes pequenas faltas de uma ou duas unidades de um determinado produto, ja se fazia um estardalhaço por um motivo pífio. As poucos determinando maiores controles sobre seus processos, esta empresa conseguiu eliminar em pouco tempo 90% dos problemas que acabavam por estourar na expedição.

2. Acompanhar o desenvolvimento em cada área

Tendo um visão de como o todo se encaixa dentro dos objetivos da empresa, é possível desenvolver cada área e otimiza-la o máximo possível para ser mais eficaz. Conhecendo cada parte da grande maquina que produz o objetivo da empresa, pode ser implantado um modelo de melhoria continua nas áreas, com objetivos claros a serem alcançados a cada passo do caminho, e acompanhando de perto o impacto que estas melhorias tem nos resultados da empresa.

Em um caso que acompanhamos, a empresa conseguiu melhorar e otimizar muito sua área de recursos humanos, criando controles para otimizar várias tarefas que eram realizadas de forma muito burocrática, e que muitas vezes se perdiam no caminho da solução. Para retirar a burocracia e manter a segurança, o gestor do RH, com o acompanhamento dos Diretores da empresa, realizou várias mudanças nos documentos e formulários que eram transmitidos dentro da empresa. Implementando vários deles de forma eletrônica, utilizando ferramentas de assinatura eletrônica, para garantir a autenticidade das autorizações destes documentos e formulários. Depois destas otimizações, a área de RH, começou a atender muito mais pessoas e de forma mais eficiente, sem ocasionar os vários transtornos que ocorriam com os formulários antigos.

3. Controlar todos os pontos importantes do negócio

Se voce usar uma visão unificada, mas não tiver a capacidade de enxergar de cara todos os pontos importantes do seu negócio, esta pode muito bem ser inútil. Enxergar somente de forma abrangente o negócio não te da muito poder sobre ele. Por isto é muito importante, você ter os pontos que são os focos dos seus objetivos. Visualizando os pontos chaves dos processos da sua empresa, vai trazer controle completo do seu negócio de forma consistente.

4. Fluxos de trabalho claros e concisos

Os fluxos de trabalho são o que guiam seus colaboradores no dia-a-dia deles, se seus fluxos de trabalho não são claros e concisos, você vai ter muitos problemas com colaboradores ineficientes, muitas vezes nem por que a pessoa é incompetente, mas simplesmente que ela não esta na função adequada as habilidades dela. Com uma visão sobre todo o negócio é possível criar fluxos de trabalho mais simples, e mais harmônicos, de forma que os colaboradores conseguem trabalhar sem problemas uns com os outros. Você também verá como as habilidades de uma pessoa funcionam melhor com uma função ou outra.

5. Hierarquia e cadeia de comando

Ter uma cadeia de comando clara, é o que permite que a tomada de decisões dentro de um tempo hábil, não somente isto, mas também a tomada de decisões corretas por pessoas competentes. Sem esta cadeia de comando clara, o caos pode tomar conta de uma empresa, e muitos colaboradores podem ficar extremamente desmotivados, pois muitas vezes são arrastados em várias direções ao mesmo tempo. Isto é tão grave quanto a empresa não ter um objetivo ou metas claras. Outro problema é ter uma cadeia de comando defeituosa, onde as pessoas na cadeia de comando não tem a competência necessária para tomar decisões, e causam muitos prejuízos ao resultado do negócio.

6. Ter uma equipe bem dimensionada

Ter mais funcionários que realmente necessita é um problema muito comum nas empresas hoje em dia, muitas vezes isto fica em evidencia quando alguém observa um serviço sendo feito dentro da empresa. Tem casos que uma pessoa esta fazendo o serviço, e outra esta sem nada a fazer, e estas pessoas muitas vezes revezam no serviço, pois o mesmo só requer uma. Se você tiver uma visão de como a sua empresa esta funcionando, você poderá gerir toda mão-de-obra de forma eficaz, sem deixar o desperdício tomar conta.

7. Acesso a informação

O controle do acesso a informação esta se tornando cada vez mais uma preocupação das empresas hoje em dia. Pois muitas vezes pessoas sem os privilégios necessários tem acesso a informações sigilosas. E em outro extremo tem pessoas que realmente necessitam de uma informação, porém o acesso a ela é extremamente burocrático e ineficiente, de forma que muitas oportunidades que estavam presentes em um momento, ja estão perdidas. Com uma gestão eficiente é possível conhecer e determinar como o acesso a informação se dará, e quem deverá ter acesso a ela, sem burocratizar o processo, e torna-lo lento e ineficiente.