Os recursos que uma empresa possui, são suas ferramentas para entregar um resultado aos seus clientes. Cada dia mais, os recursos estão mais escassos, e ao mesmo tempo temos novos recursos disponíveis, que muitas vezes são mais ricos e ousam mais que os antigos. Portanto para se ter uma competitividade no mercado, é preciso fazer uma gestão muito boa destes recursos. As maquinas cada vez estão mais avançadas, e as pessoas cada vez possuem mais atividades em seu dia e menos tempo para realizá-las. Neste artigo você vai entender como planejar e realizar uma gestão de recursos, otimizando o uso destes ao máximo possível no seu negócio.
Planejamento
Como ja disse o gato a Alice, no conto de Alice no país das Maravilhas: “Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”. Isto nos mostra o quanto é importante ter objetivos claros, pois sem estes objetivos como você poderá escolher o melhor caminho a seguir?
Dentro da fase de planejamento, a primeira coisa que você tem que fazer é definir os objetivos da sua empresa. Muitos utilizam o conjunto Missão, Visão e Valores para orientar a empresa, e é uma das formas de se fazer isto. Porém eu acredito que é muito difícil, e demanda muitos recursos definir e se guiar por isto no processo padrão de gestão estratégica. Então acredito que você pode seguir o que muitas autoridades nestes assuntos estão fazendo hoje, que é criar objetivos de curto, médio e longo prazo. Onde os objetivos de curto prazo são mais bem definidos, e tem muitos detalhes, e os detalhes vão se tornando menos importantes, conforme você olha para um futuro mais distante.
Definindo seus objetivos, voce deve criar um ou mais planos de ação, onde você vai colocar o que e quando deve ser feito para alcançar estes objetivos. Para esta fase você pode imaginar o seu negócio lá na frente com estes objetivos alcançados, e visualizar o que foi feito para alcançar estes objetivos, trabalhando do futuro para o presente, dando mais detalhes conforme você chega mais perto do presente.
Com seu plano de ação pronto, você vai conseguir determinar quais recursos você precisará. Terá também uma boa ideia de quando e quanto destes recursos serão utilizados. Com tudo isto em mãos, agora é a hora de por em pratica tudo isto, e conseguir os resultados que você espera. Muitas pessoas fazem todo o planejamento e tem dificuldades de começar a por em pratica os seus planos, na maioria dos casos isto se deve a falta de detalhes nos planos mais imediatos, ou a colocação tarefas muito grandes no plano de ação. Por isto o recomendado é que seu plano de ação tenha tarefas que possam ser realizadas durante uma semana.
Realização
Com seus planos prontos e revisados, chegou a hora de por eles em pratica. Para conseguir fazer uma gestão de recursos, você precisa de indicadores, ou seja, você precisa de alguma forma medir se esta fazendo progresso rumo aos seus objetivos, e quanto este progresso esta te custando, não somente em valores financeiros, mas também em tempo, seu e de seus colaboradores e maquinas. Estes indicadores são de dois tipos, o primeiro e mais comum são os indicadores quantitativos, que a maioria das empresas mostram em gráficos em seus painéis. O segundo tipo é menos visível e menos utilizado, que são indicadores qualitativos.
Os indicadores quantitativos, como o próprio nome ja diz, são indicadores numéricos dos resultados obtidos. É importante definir quais informações numéricas indicarão seu progresso de acordo com seus objetivos. Por exemplo, digamos que uma empresa precisa criar demanda para o novo parque de maquinas que instalou, um indicador de progresso quantitativo, seria a quantidade de clientes atendida. Outra coisa importante é a freqüência com que estes indicadores serão analisados. Mesmo depois de ter um plano com tarefas bem definidas, o futuro não esta escrito em pedra, e de acordo com o acompanhamento dos indicadores, pode ser que o plano tenha que ser alterado. Ou por uma reviravolta de mercado, ou outros imprevistos que não puderam ser vistos na fase de planejamento.
Ja os indicadores qualitativos, são indicadores feitos geralmente em pesquisas ou tratando os dados para responder uma pergunta importante sobre a qualidade dos produtos e/ou serviços. Por exemplo, O layout de uma ferramenta x esta bom? O problema com este tipo de indicador é criar uma base para comparação. Para contornar os problemas de uso destes indicadores, você pode criar um questionário padrão, em que as respostas são pontuadas em uma escala de 1 a 10 ou similar.
Com os indicadores no lugar, você deve estabelecer de quando em quando você irá acompanha-los. Em alguns casos você pode verifica-los de semanalmente, ou diariamente, isto depende muito do indicador e do cenário que você tem. É muito importante que você acompanhe a progressão destes indicadores, com base neles você irá cria diagnósticos de como você poderá ajustar seus planos e ações para maximizar seus resultados.
O que voce pode melhorar?
Em resumo, nenhum plano é perfeito, nem precisa ser. Os planos e objetivos tem que guiar suas ações, mas não devemos nos restringir a viver dentro da caixa que são os planos que ja foram criados. Se você começou a executar seus planos para alcançar seus objetivos, e esta vendo que eles não estão alcançando o resultado esperado. Você deve ir corrigindo as falhas que encontrar durante a execução para progredir. Em alguns casos é necessário abandonar seus planos atuais e construir novos com uma visão diferente do problema abordado.
É importante que voce comece, então irá adquirir experiência com seus erros. Seja humilde para pedir ajuda e conselhos as pessoas que estão a sua volta, e a seus mentores. Seja inteligente para aprender que a ação que voce esta executando não esta dando o retorno que você espera, nem nunca vai dar. Saber quando perseverar no caminho que você ja traçou, e quando mudar de caminho é muito importante. Mas não ha nenhuma formula pronta que te diga isto, somente tentando e falhando ou tendo sucesso que irá te dar a experiência necessária para perceber isto.
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